GDPR Compliance

Introduktion

Våra kunders, partners och anställdas integritet och personuppgifter är viktigt för oss och vi arbetar hårt för att säkerställa att alltid behandla personuppgifter i enlighet med nationell- och EU-lagstiftning.

Denna personuppgiftspolicy beskriver hur FLX och de bolag som ingår i koncernen (se nedan), använder information som vi samlar in, eller som du som besökare, kandidat eller prenumerant på vårt nyhetsbrev lämnar till oss av dessa huvudsakliga skäl:

Hantera din delaktighet i en produktion
Kunna skicka ut inbjudningar till olika event
Utskick nyhetsbrev

Information om hur du kontaktar oss hittar du under rubriken Kontakta oss nedan.

Innehåll

Bakgrund, omfattning och personuppgiftsansvar
Ändamålen med behandling av dina personuppgifter
Hur du kommer åt och kontrollerar dina personuppgifter
Säkerhet för dina personuppgifter
Var vi sparar och behandlar personuppgifter
Vårt bevarande av personuppgifter
Cookies
Dina individuella rättigheter
Ändringar i denna personuppgiftspolicy
Hur du kontaktar oss

1. Bakgrund, omfattning och personuppgiftsansvar

Denna integritetspolicy beskriver hur nedan bolag;

FLX 2.0 AB, Org nr: 556735-4864
FLX TV AB, Org nr: 556703-5901
FLX Feature AB, Org nr: 559153-7153
FLX International AB, Org nr: 559124-2887
FLX Global AB, Org nr: 5559359-3303

(gemensamt (”FLX”, ”vi”, ”oss”), behandlar dina personuppgifter inom ramen för vår verksamhet. Med Personuppgifter avses all information som direkt eller indirekt kan kopplas till en fysisk, levande person.

I denna Integritetspolicy beskriver vi i vilka situationer FLX behandlar dina Personuppgifter, vilken legal grund vi stödjer oss på för detta, hur vi skyddar dina uppgifter och hur du kan utöva dina rättigheter enligt gällande dataskyddslagstiftning.

Vilket av de ovan nämnda företagen som i ett specifikt fall är ansvarigt för att behandla dina personuppgifter beror på vilken typ av interaktion du har med oss.

2. Ändamålen med behandling av dina personuppgifter

Att du känner dig trygg hos oss är viktigt för oss. Vi värnar om din integritet och förhåller oss till lämplig lagstiftning som syftar till att skydda dig som individ. Vi behandlar dina personuppgifter på det sätt som beskrivs i detta avsnitt där vi för varje enskilt ändamål anger:

Vilka personuppgifter behandlas för aktuellt ändamål
Hur personuppgifterna samlas in
Vilka legala grunder som är aktuella för ändamålet
Vilka är mottagarna av personuppgifterna

Beroende på vilken av våra tjänster du använder kan insamlingsmetoden, ändamålen och medlen för behandlingen att variera. Nedan följer en beskrivning av de ändamål för vilka FLX behandlar dina personuppgifter.

Rekrytering

När du söker en tjänst hos oss (spontanansökan, för en viss tjänst eller en produktion) behandlar vi dina Personuppgifterna i syfte att utvärdera din ansökan. Om vi finner att en viss tjänst eller en produktion kan vara relevant så kommer vi att utföra referens-, och i vissa fall bakgrundskontroller, inom ramen för vår rekryteringsprocess. Vi kan också komma att begära in kompletterande information om dig för att utvärdera din roll i en viss produktion.

Om vi erbjuder dig en tjänst i en produktion, och om erbjudandet accepteras kommer en del av de Personuppgifter som vi samlat in under rekryteringsprocessen bli en del av avtalet med dig.

Personuppgifter som behandlas

Identitetsuppgifter (för-, efternamn och personnummer)
Kontaktuppgifter (e-postadress, telefonnummer, adress)
Rekryteringsuppgifter, t.ex. CV, personligt brev
Fotografier, filmer etc.
Betyg, intyg, tidigare arbetslivserfarenhet, utbildning eller annan information som du frivilligt tillhandahåller oss i din ansökan
Referenser lämnade av dig

Laglig grund för behandlingen

Berättigat intresse. Behandlingen sker med stöd av vårt berättigade intresse av att behandla dina Personuppgifter i samband med vår rekryteringsprocess. Vi kan även samla in referenser med stöd av vårt berättigade intresse innan en produktion är uppstartad.

Hur personuppgifter samlas in

Direkt från dig i samband med att du söker till en produktion, alternativt i samband med spontanansökan.

Mottagare av uppgifter

Systemtjänsteleverantör hantering av ansökningar.

Lagringsperiod: Personuppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att uppfylla ändamålet med behandlingen.

Auditions och casting

Skådespelare eller andra som önskar delta i våra produktioner kan delta i castingförfaranden för specifika produktioner. Vi sparar de personuppgifter du lämnar för att kunna kommunicera med dig rörande en eventuell roll, uppdrag eller medverkan i den aktuella produktionen.

Personuppgifter som behandlas

Namn och personnummer
Kontaktuppgifter som adress och e-post adress
CV och referenser
I tillämpliga fall uppgifter om längd, vikt, kroppsform och/eller andra för rollen/uppdraget nödvändiga uppgifter om den sökandens fysik

Laglig grund för behandlingen

Berättigat intresse. Behandlingen är grundad på vårt berättigade intresse av att kunna identifiera lämplighet av sökanden som kan komma att vara med i våra program.

Samtycke. Vad avser behandlingen av känsliga personuppgifter i samband med förfarandet vid audition och castings är behandlingen grundad på ditt särskilt lämnade samtycke till vår behandling av dina personuppgifter.

Hur personuppgifter samlas in

Personuppgifterna samlas in direkt från dig i samband med auditions och casting.

Mottagare av uppgifter

Samarbetspartners
Andra bolag inom koncernen

Lagringsperiod: Personuppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att uppfylla ändamålet med behandlingen.

Delaktighet i en produktion

Om du är delaktig i en produktion kommer vi att behöva hantera dina personuppgifter för att kunna fullgöra avtalet med dig. Vidare kan det eventuellt finnas åtaganden om uppföljning av royalty och utbetalning av ersättning till dig.

I samband med produktion kan vi samla in information om allergier och matpreferenser för att vi ska kunna delge dig korrekt kost under produktionen. Denna behandling grundar sig på ditt givna samtycke.

Personuppgifter som behandlas

Namn och personnummer
Kontaktuppgifter som adress och e-post adress
Kontonummer
Bilder och filmer
Allergier och matpreferenser

Laglig grund för behandlingen

Avtal. Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra avtalet med dig. Samtycke. I de fall vi samlar in allergier och matpreferenser grundar sig detta på ditt samtycke till att denna information får behandlas.

Hur personuppgifter samlas in

Personuppgifterna samlas in direkt från dig då avtals skrivs med dig.

Mottagare av uppgifter

Samarbetspartners
Andra bolag inom koncernen

Lagringsperiod: Personuppgifterna sparas så länge det krävs enligt avtalet med dig.

Inbjudan till event och utskick nyhetsbrev

Vi använder dina personuppgifter för att kunna skicka ut inbjudan till filmpremiärer, filmvisningar eller evenemang. Om du är kund, samarbetspartner eller journalist kan vi komma att använda dina kontaktuppgifter för att skicka information och nyhetsbrev till dig som vi tror kan vara relevanta för dig som yrkesperson.

Personuppgifter som behandlas

Namn
Adress
E-post adress

Laglig grund för behandlingen

Berättigat intresse. Behandlingen av uppgifter är nödvändig för att kunna skicka ut inbjudningar och nyhetsbrev till dig.

Hur personuppgifter samlas in

Personuppgifterna samlas in direkt från dig då du har varit i kontakt med FLX

Mottagare av uppgifter

Tjänsteleverantör som hanterar lagring av personuppgifter.
Systemleverantör för utskick av inbjudningar
Andra bolag inom koncernen

Lagringsperiod: Till dess att du informerar FLX om att du inte längre önskar få dessa inbjudningar.

Hantering av personuppgifter i e-post

I vårt dagliga arbete kommunicerar vi med privatpersoner, affärskontakter, samarbetspartner och anställda. En del av denna kontakt hanteras genom e-post och i samband med detta behandlar vi personuppgifter.

Personuppgifter som behandlas

Namn
E-post adress
Ostrukturerade uppgifter som meddelandet kan innehålla
Namn och information till tredje man som den som kontaktar FLX lämnar i e-postmeddelandet.

Laglig grund för behandlingen

Berättigat intresse. Avseende inkommande e-post har FLX ett berättigat intresse att ta emot och ta del av meddelanden.

För den fortsatta hanteringen av personuppgifter som inkommit via e-post till FLX beror den legala grunden på det ändamål som ärendet är kopplat till.

Hur personuppgifter samlas in

Personuppgifterna samlas in direkt från dig i samband med att ett e-postmeddelande skickas till FLX.

Från annan än den som skickade e-post om tredje man nämns i meddelandet.

Mottagare av uppgifter

Anställda och partners till FLX.
Tjänsteleverantör som hanterar lagring av e-posttjänst.

Lagringsperiod: Så länge det finns ett ändamål att spara e-post

Rättsliga förpliktelser

FLX kommer, till följd av lag, domstol eller myndighetsbeslut, behandla dina Personuppgifter i syfte att uppfylla en rättslig förpliktelse som ålagts oss (t.ex. skyldigheter vi har enligt Skattelagen, Bokföringslagen, beslut från polis eller annan myndighet) och de personuppgifter som kommer att behandlas är de som krävs enligt lag, domstol eller myndighetsbeslut. Personuppgifterna kan omfatta information om namn, kontaktuppgifter (t.ex. e-postadress, telefonnummer, adress) eller andra uppgifter om dig.

Personuppgifter som behandlas

Personuppgifter som krävs enligt lag, domstol eller myndighetsbeslut. Kan omfatta uppgifter om namn, kontaktuppgifter (t.ex. e-postadress, telefonnummer, adress) eller andra uppgifter om dig.

Laglig grund för behandlingen

Rättslig förpliktelse. Behandlingen grundar sig på vår skyldighet att uppfylla våra rättsliga förpliktelser

Hur personuppgifter samlas in

Personuppgifterna samlas in i de flesta fall direkt från dig då du har varit i kontakt med FLX.

Mottagare av uppgifter

Den myndighet som kräver att uppgifterna lämnas.

Lagringsperiod: Enligt gällande lagar på respektive område

3. Hur du kommer åt och kontrollerar dina personuppgifter

Du kan alltid kontakta oss via epost på . Vi svarar på förfrågningar om åtkomst eller borttagning av dina personuppgifter inom 30 dagar.

Dina kommunikationsinställningar
Du kan välja huruvida du vill ta emot inbjudningar till events, och om du får dessa inbjudningar via post eller e-post från oss och vill avanmäla dig från dem kan du göra det genom att följa anvisningarna i meddelandet.

4. Säkerhet för dina personuppgifter

Vi skyddar dina personuppgifter genom att använda både tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder i enlighet med branschstandard och gällande lagstiftning.

Överföring av personuppgifter sker med stark kryptering (t.ex. TLS) och känsliga personuppgifter lagras krypterat. Åtkomst till personuppgifter är strikt roll- och behovsbaserad, loggas och följs upp regelbundet.

Vi genomför kontinuerlig utbildning av våra medarbetare i dataskydd och informationssäkerhet samt ställer motsvarande säkerhetskrav på våra leverantörer och samarbetspartners. Våra säkerhetsrutiner granskas och uppdateras löpande för att säkerställa ett långsiktigt skydd mot obehörig åtkomst, förlust och otillåtet utlämnande.

5. Var vi sparar och behandlar personuppgifter

Personuppgifter som samlas in av oss kan lagras och behandlas huvudsakligen i den region där du bor, i Sverige, eller i andra länder där vi, FLX, våra samarbetspartners, dotterbolag eller leverantörer är verksamma. Lagringsplatserna väljs med avsikt att fungera effektivt, att förbättra prestanda och skapa redundans i syfte att skydda data om strömavbrott eller andra problem skulle inträffa. Vi vidtar åtgärder för att säkerställa att uppgifter som vi samlar in enligt denna personuppgiftspolicy behandlas enligt bestämmelserna i denna policy och enligt tillämplig lagstiftning där uppgifterna finns.

Särskilda skyddsåtgärder vid överföring av personuppgifter utanför EU/EES

Om vi skulle överföra dina personuppgifter till tredje land, d.v.s. land utanför EU/EES kommer vi att ingå avtal och vidta andra lämplig skyddsåtgärder i enlighet med tillämpliga lagkrav. Sådana lämpliga skyddsåtgärder inkluderar bland annat att säkerställa:

om EU-kommissionen har beslutat att det land utanför EU/EES till vilket dina personuppgifter överförs uppnår en “adekvat” skyddsnivå som motsvarar den skyddsnivå som GDPR ger. Detta innebär exempelvis att uppgifterna fortsätter skyddas från obehörig åtkomst och att du kan göra dina rättigheter i förhållande till uppgifterna gällande, eller
att EU-kommissionens standardklausuler ingåtts mellan FLX och mottagaren av personuppgifterna utanför EU/EES. Det innebär att mottagaren garanterar att det skydd för dina personuppgifter som GDPR ger fortfarande gäller. I dessa fall bedömer vi också om det finns lagstiftning i mottagarlandet som påverkar skyddet för dina personuppgifter. Om det krävs vidtar vi särskilda tekniska och organisatoriska åtgärder så att skyddet för dina uppgifter kvarstår vid överföringen av dessa till aktuellt land utanför EU/EES.

6. Vårt bevarande av personuppgifter

Vi bevarar personuppgifter så länge det är nödvändigt för att uppfylla ditt önskemål att få utskick från oss eller för andra nödvändiga syften, som att efterleva våra juridiska skyldigheter, lösa tvister och verkställa våra avtal. Eftersom de här behoven kan variera för olika typer av data och för olika typer av sammanhang, kan faktiska bevarandeperioder variera.

Dina personuppgifter gallras eller anonymiseras när de inte längre är relevanta för de ändamål som de har samlats in för. Vi använder huvudsakligen anonym data som inte består av personuppgifter vid analys av besökare på vår webbsida, trender, m.m. enligt vad som anges i avsnittet ”HUR VI ANVÄNDER PERSONUPPGIFTER”.

Personuppgifter som FLX måste spara enligt gällande lag, såsom ex.vis bokföringslagstiftning sparas så länge som krävs för att FLX ska efterleva den. Det innebär att FLX inte alltid har möjlighet att radera samtliga personuppgifter även om du begär detta enligt avsnitt DINA INDIVIDUELLA RÄTTIGHETER.

7. Cookies

FLX använder inga cookies på sin hemsida, d.v.s vi samlar inte in, lagrar eller spårar någon information om ditt besök genom cookies eller liknande tekniker

Dataskyddslagstiftningen ger dig ett antal rättigheter i förhållande till vår behandling av dina Personuppgifter. Om du vill utöva dina rättigheter, vänligen kontakta oss via e-post

Tillgång till dina Personuppgifter
Du har rätt att kostnadsfritt begära att få en bekräftelse från oss att vi behandlar dina Personuppgifter, samt begära tillgång till de Personuppgifter som vi behandlar om dig, tillsammans med information om behandlingen och dina rättigheter i samband därmed, ett s.k. registerutdrag.
Begära rättelse
Du har, om du anser att en Personuppgift som vi behandlar om dig är felaktig eller ofullständig, rätt att begära rättelse av Personuppgiften.
Återkalla samtycke med framtida verkan
I den utsträckning vi behandlar dina Personuppgifter med stöd av ditt samtycke har du rätt att, när som helst, återkalla ditt samtycke till behandlingen. Återkallandet gäller inte retroaktivt.
Motsätta dig behandling för direktmarknadsföringsändamål
Som nämnt ovan, har du rätt att motsätta dig behandling för direktmarknadsföringsändamål. Du avregistrerar dig från fortsatt behandling genom att antingen klicka på avregistreringslänken i utskicket eller kontakta oss (se kontaktuppgifter nedan).
Motsätta dig viss behandling
Du har rätt att motsätta dig behandling som stödjer sig på vårt berättigade intresse om du har personliga skäl som rör situationen. Vi får dock fortsätta att behandla dina Personuppgifter, trots att du har motsatt dig behandlingen, om vi har berättigade skäl för detta som överväger ditt integritetsintresse.
Radering
Du har rätt att begära att få dina Personuppgifter raderade om personuppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de har samlats in för. Du kan även få Personuppgifterna raderade om du har återkallat ditt samtycke.
Begränsning av behandling
Du har rätt att begära att behandlingen av dina Personuppgifter begränsas.
Dataportabilitet
Du har rätt att få ut de Personuppgifter som vi behandlar om dig i ett allmänt använt, strukturerat och maskininläsbart format och har rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig. Rätten till dataportabilitet, till skillnad från rätten till registerutdrag, omfattar endast de Personuppgifter du själv tillhandahållit oss som vi behandlar automatiserat med stöd av samtycke eller fullgörande av avtal.
Lämna klagomål till en tillsynsmyndighet
Om du inte är nöjd med vår behandling eller av andra skäl anser att vi behandlat dina Personuppgifter på ett felaktigt sätt, har du rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten för dataskydd, vilket i Sverige är Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Utövandet av dina rättigheter är kostnadsfritt. Vi besvarar din begäran om registerutdrag och radering av dina personuppgifter inom 30 dagar. Skulle den åtgärd som du begärt kräva ett mycket omfattande arbete förbehåller vi oss rätten att utföra dessa inom 2 månader. Vi förbehåller oss rätten att vid orimlig eller uppenbart ogrundad invändning eller begäran ta ut en rimlig avgift för åtgärden.

9. Ändringar i denna personuppgiftspolicy

Vi kommer att uppdatera vår personuppgiftspolicy när det behövs för att återspegla i vår personuppgiftsbehandling. När en policy uppdateras ändras datumet för senaste uppdatering högst upp i policyn.

Om det sker större ändringar i policyn eller i hur vi använder dina personuppgifter, meddelas du via anslag på hemsidan eller e-postmeddelande innan ändringarna träder i kraft där det krävs enligt lag.

Läs gärna denna personuppgiftspolicy då och då så håller du dig informerad om hur vi skyddar dina personuppgifter och din integritet.

10. Hur du kontaktar oss

Om du har frågor om vad som gäller för dina personuppgifter, ett klagomål eller en fråga till oss, kontaktar du oss genom att använda följande kontaktinformation.

E-postadress: gdpr@flx.se

FLX

Wicanderska villan
Rosendalsvägen 3
SE-115 21 Stockholm
08-501 101 30